ระบบบัญชี

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งาน

      หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำ งานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัท การคำนวณเงินเดือนและเพิ่มการทำบัญชีเกี่ยว

กับรายชื่อของพนักงานเพื่อลดภาระของฝ่ายบุคคลและ ตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ

      ขั้นตอนสุดท้ายของระยะการวิเคราะห์ระบบของทีมพัฒนาคือ การเสนอแนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยทีมงานได้รับมอบหมายให้ดำเนินงานในโครงการนี้ มีจำนวนทั้งสิ้น 3 คน ประกอบด้วย หัวหน้าทีมงาน 1 คน ตำแหน่งนักวิเคราะห์ระบบ ทำหน้าที่คอยกำ กับดูแล ประสานงานกับผู้บริหารและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ส่วนทีมงานโปรแกรมเมอร์ อีก 2 คน พร้อมนี้ได้จัดทำข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการเบื้องต้น ของระบบ

พัฒนาระบบงานบัญชีโดยมีรายระเอียดดังต่อไปนี้

   จากนั้น ทีมงานได้สร้างแนวทางเลือกต่าง ๆ ก่อนที่จะทำ การเปรียบเทียบในแต่ละแนวทางเลือก มีจำนวนทั้งสิ้น 3 ทาง เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาว่าควรเลือกวิธีการพัฒนาและติดตั้งระบบใดที่จะก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อบริษัท โดยมีรายละเอียดดังนี้

        ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
        ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)
        ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

แนวทางเลือกที่ 1: การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1
        ทางทีมงานได้ทำ การประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก(คะแนน) เชิงปริมาณ
เปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้
        น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100 – 90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
        น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89 – 70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
        น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69 – 50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
        น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49 – 30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปแนวทางเลือกที่ 1 ทางทีมงานได้ทำ การสรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและได้คัดเลือกซอฟต์แวร์ที่ 1 มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นควรนำ แนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 2: ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เช่นเดียวกันกับแนวทางเลือกที่ 1 ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำ การสรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและได้คัดเลือกบริษัทที่ 2 เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด จึงเห็นควรนำ แนวทางเลือกนี้ไปเปรียบเทียบในขั้นตอนต่อไป

แนวทางเลือกที่ 3: ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ มีรายละเอียดเพิ่มเติมดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ไม่มี ในที่นี้ไม่มีข้อเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3
        ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำ โดยใช้ระยะเวลาดำ เนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 270,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด และค่าสำ รองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม
       ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำ เสนอเข้าสู่การพิจารณาของคณะผู้บริหารเพื่อพิจารณา เลือกแนวทางตามที่ได้นำ เสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียด

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

       หลังจากหัวหน้าทีมงาน (นักวิเคราะห์ระบบ) ได้นำ เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำ ข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร ซึ่งในขั้นตอนนี้ จะเป็นบทบาทและหน้าที่ของทีมผู้บริหารที่จะตัดสินใจเลือกแนวทางที่ดีที่สุดโดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก(คะแนน) เช่นเดียวกันกับการประเมินแนวทางเลือกที่ 1พร้อมนี้ได้นำข้อเสนอแนะจากหัวหน้า ทีมงาน (นักวิเคราะห์)มาประกอบการพิจารณาเป็นปัจจัยร่วมด้วย ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

       ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำ เนินงานและความคุ้มค่าใช้ในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างเสริมความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานด้วยกันเอง พร้อมนี้ได้ กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยกำ กับ ดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำ เนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

การวางแผนโครงการและกำหนดความต้องการของระบบ

เป้าหมาย

      นำระบบพัฒนาระบบงานบัญชีมาใช้งานภายในเดือน เมษายน 2554

วัตถุประสงค์

       วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้ ซึ้งปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบเก่าคือการแจ้งยอดของบัญชีไม่

ขอบเขตของระบบ

   โครงการพัฒนาระบบงานบัญชี ได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเดิมทั้งนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบ มีรายระเอียดดังต่อไปนี้

        1.ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์

        2.ระบบจะต้องแบ่งการทำ งานแต่ละส่วนอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

        3.ระบบจะต้องใช้งานได้ง่าย

ปัญหาที่จะพบจากระบบเดิม

        1. แผนกบัญชีมีภาระหน้าที่นอกเหนือจากหน้าที่หลัก จึงทำ ให้งานที่ได้โดยรวมไม่มีประสิทธิภาพ

        2. พนักงานมีจำนวนเพิ่มมากขึ้นทำ ให้การคำนวณเงินเดือนแบบเดิมผิดพลาดบ่อยครั้ง

        3. มีเอกสารอยู่มากมาย จึงทำ ให้ต้องเสียเวลาในการค้นหาข้อมูล บางครั้งเอกสารสูญหายทำ ให้ข้อมูลสูญหายไปด้วยรวมทั้งสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บเอกสาร

        4. จัดทำ สลิปเงินเดือนและรายงานประเภทต่าง ๆ ล่าช้า

        5. พนักงานในแต่ละแผนกไม่สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ทำ ให้เสียเวลาในการคัดลอกข้อมูล

ความต้องการของระบบใหม่
        1.สามารถเรียกดูข้อมูลพนักงานได้อย่างรวดเร็ว
        2.สามารถแก้ไข หรือปรับปรุงข้อมูลพนักงานได้โดยสะดวก
        3.สามารถคำนวณเงินเดือนได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งจัดทำ ใบสลิปเงินเดือนได้ทันที
        4.สามารถดึงข้อมูลจำนวนเงินเดือน และเลขที่บัญชีของพนักงานในแต่ละเดือนแล้วนำ มาจัดทำ รายงานเงินเดือน เพื่อส่งให้กับทางธนาคารได้โดยอัตโนมัติ
        5. สามารถเก็บประวัติการเลื่อนตำแหน่ง การขึ้นเงินเดือนได้
        6. สามารถเก็บรายการเบิกเงินเบี้ยเลี้ยงไว้ได้
        7. พนักงานทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
        8. สามารถสืบค้นข้อมูลผู้สมัครงานได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ต้องการทราบว่ามีพนักงานใหม่กี่คน
       9. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งานของฝ่ายบัญชี
     10. ผู้บริหารสามารถดูบัญชีรายรับรายจ่ายได้11. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่จะได้รับในระบบใหม่
ประโยชน์จากการนำระบบพัฒนาระบบงานบัญชี มาประยุกต์ใช้ในบริษัทมีดังนี้
       1. การทำ งานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลพนักงานถูกรวมให้อยู่ในฝ่ายบุคคล
       2. ไม่มีการทำ งานที่ซ้ำซ้อนของฝ่ายบัญชี
       3. พนักงานทุกคนและทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
       4. การทำงานของฝ่ายบัญชีมีประสิทธิภาพมากขึ้น
       5. สามารถจัดทำ รายงานเงินเดือน รายงานภาษี รายงานข้อมูลผู้สมัครงาน รายงานข้อมูลพนักงาน และอื่น ๆ เพื่อส่งให้ผู้บริหารได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
       6. บริษัทมีภาพลักษณ์ที่ดีขึ้นในการนำ เทคโนโลยีที่ทันสมัยมาใช้ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทางการตลาดต่อไป
       7. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนพนักงานได้
       8. สามารถค้นหาและดูแลรักษาระเบียนประวัติพนักงาน ผังองค์กร การคัดเลือกพนักงาน การพัฒนาบุคลากร การประเมินผลการปรับเงินเดือน และการบริหารงานบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
       9. สามารถนำ ข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหาร เพื่อการวางแผนแข่งขันทางด้านการตลาดได้

แผนการดำเนินการโครงการ
แผนการดำ เนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีมีดังต่อไปนี้
       1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
       2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
       3. ประมาณการใช้งบประมาณ
       4. ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

    1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
     ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรฝ่ายซ่อมแซมทั้ง 3 คน จะดำรงตำแหน่งเนื่องจากโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีดังต่อไปนี้
        1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (ผู้บริหารโครงการ) ได้แก่หัวหน้าฝ่ายซ้อมแซม ทำ หน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำ เอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
       2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ฝ่ายซ้อมแซมจำนวน 2 คน ทำ หน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้ว ดังมีรายละเอียดต่อไปนี้
       1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 1 เครื่อง
       2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 20 เครื่อง
       3. เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

3. ประมาณการใช้งบประมาณ

4 ประมาณเวลาการดำเนินงาน
       ระยะเวลาดำ เนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานบัญชี จะใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 5 เดือน จากต้นเดือนพฤศจิกายน 2553 ถึงปลายเดือนมีนาคม 2554 ซึ่งมีรายละเอียดดังแสดงไว้ในตาราง ดังนี้

กำหนดความต้องการของระบบ

        เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการพัฒนาฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติจากการนำ เสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมาและได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ดังนั้น ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบจึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำ งานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิมในการกำ หนดความต้องการครั้งนี้ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะสัมภาษณ์และออกแบบสอบถามมีดังนี้

          1. สัมภาษณ์ (Interview) บุคคลผู้ให้สัมภาษณ์คือ “ผู้บริหาร” ซึ่งจะทำ ให้ทีมงานทราบถึงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับบริษัท ขั้นตอนการทำ งานโดยภาพรวม นโยบายต่าง ๆ  และรายละเอียดทั่วไปเกี่ยวกับการทำ งานของพนักงานในบริษัท สาเหตุที่ทีมงานเลือกวิธีการสัมภาษณ์กับผู้บริหาร เนื่องจากเป็นผู้ที่สามารถให้ข้อมูลการทำ งานโดยภาพรวม ภารกิจหลัก วัตถุประสงค์และเป้าหมายของบริษัทได้อย่างชัดเจน

       2. ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี” ผู้จัดการแผนกบุคคลและแผนกคอมพิวเตอร์ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัว  ข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้  มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึกดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์ซึ่งจะทำ ให้เสียเวลามาก ไม่รบกวนเวลาทำ งานของผู้จัดการแผนกบัญชีมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้

  จากการที่ทีมงานได้ เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบงานเดิม ด้วยวิธีการสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

      1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

      2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย
      1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำ นวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows XP
      2. เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำ นวน 15 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ (Operating System) Windows 98ซอฟต์แวร์
สำ หรับงานสำ นักงาน Microsoft Office2007
แผนกบัญชีใช้ซอฟต์แวร์สำ หรับงานบัญชี AccPcc ใช้ Microsoft Excel สำ หรับคำ นวณเงินเดือนพนักงาน และพิมพ์ใบสลิปเงินเดือน
แผนกคลังสินค้าใช้ซอฟต์แวร์สำ เร็จรูประบบคลังสินค้า และใช้ Microsoft Office สำ หรับงานทั่วไป
แผนกบุคคลใช้โปรแกรม Microsoft Excel ในการจัดเก็บข้อมูลพนักงาน คำ นวณรายรับ-รายจ่าย และบันทึกวัน
ขาดงานของพนักงาน และจัดทำ รายงานต่าง ๆ
     3. อุปกรณ์ต่อพ่วงได้แก่ เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Jet) จำ นวน 4 เครื่อง เครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึก (Ink Jet) จำนวน 3เครื่อง

2. ความต้องการในระบบใหม่ จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้
ดังต่อไปนี้
     1. คำ นวณเงินเดือนอัตโนมัติ
     2. สามารถคำ นวณรายรับ-รายจ่ายของพนักงานได้อัตโนมัติ
     3. สามารถคำ นวณจำ นวนวันขาดงานของพนักงานได้อัตโนมัติ
     4. สามารถค้นหาข้อมูลพนักงานได้สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
     5. ให้หน้าที่ในการคำ นวณเงินเดือนและพิมพ์ใบสลิปเป็นความรับผิดชอบของแผนกบุคคล
     6. ต้องการจัดเก็บข้อมูลผู้สมัครงาน

ความต้องการของระบบใหม่
       จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำ ให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำ มาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
        1.สามารถเรียกดูข้อมูลพนักงานได้อย่างรวดเร็ว
        2.สามารถแก้ไข หรือปรับปรุงข้อมูลพนักงานได้โดยสะดวก
        3.สามารถคำนวณเงินเดือนได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งจัดทำ ใบสลิปเงินเดือนได้ทันที
        4.สามารถดึงข้อมูลจำนวนเงินเดือน และเลขที่บัญชีของพนักงานในแต่ละเดือนแล้วนำ มาจัดทำ รายงานเงินเดือน เพื่อส่งให้กับทางธนาคารได้โดยอัตโนมัติ
        5.สามารถเก็บประวัติการเลื่อนตำแหน่ง การขึ้นเงินเดือนได้
        6.สามารถเก็บรายการเบิกเงินเบี้ยเลี้ยงไว้ได้
        7.พนักงานทุกแผนกสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
        8.สามารถสืบค้นข้อมูลผู้สมัครงานได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการ เช่น ต้องการทราบว่ามีพนักงานใหม่กี่คน
        9. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำ งานของฝ่ายบัญชี
       10. ผู้บริหารสามารถดูบัญชีรายรับรายจ่ายได้
       11. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น
      

       เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้น สามารถแบ่งการทำ งานของระบบ พัฒนาระบบงานบัญชี ออกเป็น 3 ระบบย่อย ดังนี้
1. ระบบบริหารสารสนเทศพนักงาน
      เป็นระบบเพื่อจัดเก็บ และจัดการข้อมูลพนักงานทั้งหมดเช่นเดียวกับข้อมูลผู้สมัคร ที่สามารถเพิ่มเติม ค้นหา ลบ และ แก้ไข
ข้อมูลเหล่านั้นได้โดยสะดวก ไม่ว่าจะเป็นการเก็บประวัติการเลื่อนตำ แหน่ง ประวัติการขึ้นเงินเดือน เป็นต้น อีกทั้งยังสามารถจัดทำ รายงานประเภทต่าง ๆ ตามต้องการได้

2. ระบบบันทึกรายรับ/รายจ่ายพนักงาน
      เป็นระบบเพื่อการบันทึกรายรับและรายจ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระหว่างเดือนของพนักงาน เช่น เงินเบี้ยเลี้ยง ค่าล่วงเวลา
โดยจะบันทึกเป็นรายสัปดาห์เพื่อรวมเป็นจำ นวนเงินรายได้และค่าใช้จ่ายสุทธิเพื่อนำ ไปคำ นวณเงินเดือน กรณีการขาดงาน
ของพนักงาน จะทำ การบันทึกลงในระบบนี้ด้วยเนื่องจากทางบริษัทมีข้อกำ หนดในการหักเงินพนักงานหากมีการขาดงาน

3. ระบบคำนวณเงินเดือน
     เป็นระบบคำ นวณเงินเดือนของพนักงานทุกคน โดยสามารถพิมพ์ใบสลิปเงินเดือนได้จากระบบนี้ และสามารถจัดทำ รายงาน
เงินเดือนเพื่อส่งให้แผนกบัญชีเพื่อจัดทำ รายการค่าใช้จ่าย และรายงานภาษีได้โดยสะดวก

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ

   หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

แผ่นภาพบริบท

อธิบาย Context Diagram
ผู้บริหาร
         - ขอดูรายรับารยจ่ายของบริษัทระบบจึงรายงานข้อมูลเกียวกัยรายรับรายให้กับผู้บริหาร
         - ผู้บริหารอยากรู้จำนวนพนักงานระบบจึงแจ้งข้อมูลของพนักงานให้กับผู้บริหาร
         - ผู้บรหารอยากทราบการเลื่อนตำแหน่งพนักงานระบบจึงรายงานผลการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานให้กับผู้บริหาร
         - ผู้บรหารอยากทราบยอดขายของบริษัทระบบจึงรายงานผลการเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน
พนักงานให้กับผู้บริหาร
        -อยากทราบว่าตนเองทำงานได้เงินเท่าไรระบบจึงรายงานผลการทำงานให้กับพนักงาน
        -พนักงานจะเปลี่ยนประวัติตัวเองระบบจึงวรายงานผลการเปลี่ยนประวัติให้กับพนักงาน
        -พนักงานแจ้งเรื่องขอหยุดงานระบบจึงรายงานผลการขอหยุดงานให้กับพนักงาน
       -พนักงานแจ้งเรื่องการลาออกระบบจึงรายงานผลการลาออกให้กับพนักงาน
ฝ่ายบุคคล
        -อยากทราบยอดเงินการทำงานของพนักงานระบบจึงรายงานยอดเงินพนักงานให้ฝ่ายบุคคล
        -อยากทราบยอดพนักงานทำงานร่วงเวลาระบบจึงรายงานยอดของพนักงานทำงานรวงเวลาให้ฝ่ายบุคคล
       - อยากทราบเวลาการทำงานของพนักงานระบบจึงรายงานเวลาการทำงานพนักงานให้ฝ่ายบุคคล
       -แจ้งการขึ้นเงินเดือนของพนักงานระบบจึงรายงานแจ้งการขึ้นเงินเดือนให้ฝ่ายบุคคล
ธนาคาร
       -อยากทราบยอดเงินที่จะส่งระบบจึงแจ้งยอดเงินให้กับธนาคาร

แผ่นภาพระดับ 0

อธิบายแผ่นภาพระดับ 0

        เมื่อผู้บริหารต้องการทราบการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานเมื่อเข่ามาในระบบจะแบ่งย่อยออกป็น 3 ระบบย่อยคือ ระบบบริหารพนักงาน ระบบบันทำกรายรับรายจ่ายและระบบคำนวณเงินเดือนมันจะเข่ามาที่ระบบบริหารพนักงานแล้วระบบก็แจ้งผลการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานให้กับผู้บริหารทราบ

แผ่นภาพระดับ 1

อธิบายแผ่นภาพระดับ 1

      เมื่อมาที่อีกระดับหนึ่งระบบจะทำการเข้าที่ระบบบริหารพนักงานแล้วเมื่อเข้ามาภายในในระบบนี้ก็จะมีการสืบค้นข้อมูลและการเปลี่ยนแปลงข้อมูลระบบก็จะเข้าที่การสืบค้นข้อมูลแล้วระบบจะหาข้อมูลของการเลื่อนตำแหน่งของพนักงานไปที่แฟ้มการเลื่อนตำแหน่งเมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการแล้วก็จะส่งข้อมูลให้กับผู้บริหาร

การออกแบบ User Interface

หน้าต่าง Log in

โปรแกรม ประกอบด้วยเมนู ต่างๆ และมีส่วน Login เมนูต่างๆ ประกอบด้วย

   · ระบบเช็ค
   · ระบบบัตรเครดิต
   · ระบบเบิก-ถอนเงิน
   · ระบบเจ้าหนี้
   · ระบบบัญชีลูกหนี้
   · ระบบประกัน
   · สรุปผลกำไร-ขาดทุน
   · จัดทำงบกานเงินส่งสำนักงานสรรพากร
 ระบบเงินเดือนพนักงาน

ก่อนใช้โปรแกรมย่อยในโปรแกรมใดๆ มีข้อบังคับให้ login ก่อนใช้งานโปรแกรม
ขั้นตอน login ดังนี้
-กรอกข้อมูล ทั้งสองช่อง-กดปุ่มเข้าสู่ระบบ

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว หน้าตาโปรแกรมจะออกมาแบบนี้ พนักงานสามารถใช้งานเมนูต่างๆ ได้ทั้งหมดหลังจาก Login

เริ่มจากระบบบัตรเครดิต มีเมนูดังนี้
ผู้นำฝาก
วันที่
ชื่อผู้บันทึก
ธนาคาร ชื่อบัญชี-เลขบัญชี

พนักงานสามารถเก็บข้อมูลบัตรเครดิตได้ดังนั้น ให้กรอกข้อมูล ดังช่องต่อไปนี้
ผู้นำฝาก
วันที่
ชื่อผู้บันทึก
ธนาคาร ชื่อบัญชี-เลขบัญชี
แล้วกดปุ่ม บันทึก

เมื่อกดปุ่มบันทึกแล้ว ข้อมูลที่กรอกก็จะมาปรากฏที่ตารางดังนี้

ระบบต่อไปคือระบบเจ้าหนี้

บันทึกข้อมูล ลูกหนี้ เจ้าหนี้
ประกอบไปด้วย รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้

สามารถค้นหาลูกหนี้ เจ้าหนี้ได้

ระบบเช็ค จะต้องกรอกข้อมูลในช่อง
ผู้นำฝาก
วันที่
ธนาคารและบัญชี แล้วกดปุ่ม เพื่อทำการบันทึกเช็ค

 สามารถเปลื่ยนจ่ายเช็คได้

เมนู ต่อไปมาที่ เมนูประกัน เป็นเมนูที่ บันทึกการซื้อและวันเริ่มประกันและหมดประกันโดยทำการเก็บข้อมูลดังนี้

กรอกรายชื่อ รหัสสินค้า, วันที่ขาย, ชื่อผู้บันทึก, ชื่อสินค้ารุ่นสินค้า, ระยะเวลาประกัน, แล้วกดปุ่มบันทึก

เมื่อทำการกรอกข้อมูลเสร็จให้ กดปุ่ม บันทึก

หลังจากกดปุ่ม ข้อมูลก็จะบันทึกในหมวดหมู่ต่างๆ

เมนูนี้ จำทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดของบัญชี เพื่อตรวจสอบยอดของรายเดือน รายวัน และรายปี

เมื่อกดปุ่มรายปี ข้อมูลก็จะปรากฏบนตาราง


การออกแบบ Application

   บริษัท BDFFRLO มีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เดิมเป็นแบบ LAN ดังนั้นในการออกแบบApplication ขั้นตอนนี้ ทางทีมงานจึงเห็นควรว่า ระบบงานบัญชี สำหรับแผนกบัญชีนั้นจะเป็นแบบกระจาย เพื่อให้เหมาะสมและสอดคล้องกับระบบเครือข่ายเดิม (LAN) ที่มีรูปแบบเป็น Client/Server โดยจะจัดเก็บฐานข้อมูลไว้ที่เครื่องแม่ข่าย (Server) ส่วนตัวโปรแกรม จะติดตั้งไว้ในส่วนงาน 3 ส่วน ดังนี้

    1. ผู้บริหาร สามารถเรียกดูข้อมูลได้ตามความต้องการ ทั้งนี้ผู้บริหารไม่สามารถแก้ไขข้อมูลพนักงานได้โดยตรง นอกจากจะทำ เป็นหนังสือสั่งการให้แผนกบุคคลดำ เนินงาน

      2. แผนกบุคคล ได้รับสิทธิ์ในการบันทึก ปรับปรุง แก้ไขข้อมูลผู้สมัครงาน พนักงานและอื่น ๆ ในระบบ PIS ได้โดยตรงเพื่อการบริหารงานด้านบุคคล

      3. แผนกบัญชี สามารถเรียกดูข้อมูลพนักงานได้เพียงบางส่วนที่เกี่ยวข้องเท่านั้นโดยผู้ใช้ทั้งสามส่วน จะได้รับ Login name และ Password แตกต่างกัน เพื่อเข้าสู่โปรแกรมของระบบ PIS ในการดำ เนินการใด ๆ กับข้อมูลของระบบจะเห็นว่าระบบ PIS สามารถตอบสนองความต้องการในระบบใหม่ของผู้ใช้ได้อย่างครอบคลุม รวมถึงความสามารถรองรับการทำ งานแบบ Multi-User ได้ ถึงแม้ว่าจะมีบางส่วนที่ยังไม่เป็นที่พอใจของผู้ใช้เท่าใดนัก แต่เป็นเพียงส่วนน้อยที่ผู้ใช้ยอมรัได้ ซึ่งจะได้รับการพัฒนาต่อไปพร้อมกันกับแผนงานในอนาคตที่จะพัฒนาระบบ PIS ให้สามารถทำ งานบนระบบเครือข่ายอินทราเน็ต (Intranet) ได้ โดยทีมงานจะเลือกใช้ Web Application ที่เหมาะสมในการพัฒนา เช่น ASP เป็นต้น ซึ่งบนระบบเครือข่ายอินทราเน็ตนี้ นอกจากผู้ใช้จะสามารถใช้โปรแกรมของระบบ PIS ร่วมกันผ่านทางเบราเซอร์ (Browser) แล้ว ยังสามารถส่งข้อความหรือข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งกันและกันภายในบริษัทโดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง อีกทั้งยังช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษเพื่อส่งข่าวสารหรือข้อความได้อีกด้วย

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

       ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานบัญชี เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

1. แนะนำ โปรแกรมระบบงานฝ่ายบัญชี

     โปรแกรมระบบงานฝ่ายบัญชี เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่

       1. ระบบบริหารพนักงานเป็นระบบที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของพนักงานทุกคน สามารถเพิ่ม

ลบ แก้ไข และค้นหาข้อมูลพนักงานได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลในเรื่องต่างๆเพื่อนำ ไปใช้ในระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น การปรับปรุงข้อมูลพนักงานการบันทึกรายได้/ค่าใช้จ่าย ข้อมูลการขาดงาน และข้อมูลการเบิกจ่ายเป็นต้น

    2. ระบบบันทึกรายรับ/รายจ่ายของพนักงานในระหว่างเดือน เจ้าหน้าที่จะต้องบันทึกรายรับ/รายจ่ายของพนักงาน รวมทั้งข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องเข้าสู่ระบบ เพื่อเตรียมคำ นวณเงินเดือน

    3. ระบบคำนวณเงินเดือนทุกๆ สิ้นเดือน โดยดึงข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องจากแฟ้ม ข้อมูลที่ได้มีการบันทึกรายรับ/รายจ่ายไว้แล้วจากระบบบันทึกรายรับ/รายจ่ายของพนักงาน

การซ่อมบำรุง

 การซ้อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว

ออกแบบฐานข้อมูล