ระบบคลังสินค้า

ระบบคลังสินค้า

ขั้นตอนที่ 1 การเสนอแนวทางเลือกในการนาระบบใหม่มาใช้งาน

แนวทางเลือกเพื่อนาระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้

ระบบคลังสินค้า โดยมีแนวทางเลือกจานวนทั้งสิน 2 ทางเลือก
1.ซื้อซอฟแวร์สาเร็จรูป
2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ
ทางเลือกในการนาระบบใหม่มาใช้ที่ดีที่สุด
การเสนอแนวทางเลือกในการนาระบบใหม่มาใช้งาน

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สาเร็จรูป มีรายละเอียดดังตาราง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

      ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง

เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้


                                              ขั้นตอนที่ 2 การวางแผนโครงการ 
                                                         (Project Planning) 

เป้าหมาย
     นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารคลังสินค้ามาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อวัตถุดิบ ตลอดจนลดค่าใช้จ่ายในการรักษาวัตถุดิบ

วัตถุประสงค์
     โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้ามีวัตถุประสงค์ของการดำเนินงานเพื่อวิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาให้เป็นระบบคลังสินค้าที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้

ขอบเขตของระบบ
     โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานพัฒนาสารสนเทศภายในบริษัทเอง(In-House Development) พร้อมนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
     1. ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
     2. ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
     3. ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
     1. การเก็บรวบรวมข้อมูลวัตถุดิบและการค้นหาข้อมูลวัตถุดิบเกิดความซ้ำซ้อน
     2. การจัดเก็บข้อมูลของสินค้าไม่เป็นระบบ
     3. ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
     4. เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด ความเสียหายและสูญหายได้
     5. การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่
ความต้องการในระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้ คือ
     1. ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
     2. สามารถเก็บ และตรวจสอบวัตถุดิบได้
     3. สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของวัตถุดิบและข้อมูลคลังสินค้าได้
     4. การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่ายเช่น บัญชี พนักงานขาย พนักงานเช็คสต็อก พนักงานจัดส่งสินค้า เป็นต้น
     5. การจัดทำรายงานสรุปที่สะดวกรวดเร็วในการเสนอต่อผู้บริหารหรือผู้จัดการ

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
     1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้
     2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการซื้อวัตถุดิบได้
     3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
     4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
     5. ขั้นตอนการซื้อวัตถุดิบ-รับคืนวัตถุดิบ มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
     6. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การสั่งซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยัน
     7. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
     8. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้

แนวทางในการพัฒนา

     การพัฒนาระบบของบริษัท BUFFALO เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการจัดซื้อวัตถุดิบเข้าสู่คลังสินค้า และการส่งคืนวัตถุดิบไปยังส่วนที่เกี่ยวข้องเช่น การทำงานของพนักงานในแต่ละหน้าที่ ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน ก่อนที่เราจะมาวิเคราะห์ระบบเราจะต้องทำการจำลองหรือศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และข้อมูลทั้งหมดว่า ระบบที่เราต้องการวิเคราะห์เหมาะสมกับระบบการทำงานเดิมของบริษัทหรือไม่ซึ่งจะแบ่งการทำงานออกเป็น 7 ขั้นตอน ดังนี้

     1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
     2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
     3. การวิเคราะห์ระบบ
     4. การออกแบบเชิงตรรกะ
     5. การออกแบบเชิงกายภาพ
     6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
     7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

      เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

     ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทดัชมิลล์จำกัดข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

       - การคลังสินค้าสินค้า
       - การจัดซื้อจ่ายวัตถุดิบ
       - การรับคืนวัตถุดิบ

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

      เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

      1. เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

      2. กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
      3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์
      1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบคลังสินค้า
      2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
      3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ

      เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการออกแบบระบบ ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว เช่น ในการสั่งจ่ายวัตถุดิบก็จะมีแบบฟอร์มในการสั่งจ่ายวัตถุดิบให้กรอก หรือแม้แต่แบบฟอร์มในการกรอกข้อมูลการรับคืนวัตถุดิบและการออกแบบฐานข้อมูลในโปรแกรมต่าง ๆ

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ

      ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป 

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ

      ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

      1. เขียนโปรแกรม

      2. ทดสอบโปรแกรม
      3. ติดตั้งระบบ
      4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ
      อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ
      แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขาย การจัดเก็บข้อมูลสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้
      - ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
      - ประมาณการใช้ทรัพยากร
      - ประมาณการใช้งบประมาณ
      - ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

     ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่ได้รับมอบหมาย อาจจะเป็นบุคคลที่มีความรู้ในด้านของระบบที่ต้องการเปลี่ยนแปลงที่ทำงานอยู่ในบริษัทหรือทางบริษัทจ้างให้ทำการวิเคราะห์ระบบ ซึ่งบุคคลจะต้องดำรงตำแหน่งเกี่ยวกับการดูแลระบบ เช่น 

      1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นบุคคลที่มีความรู้ในเรื่องของการทำงานของระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้ พนักงานหรือทีมโปรแกรม จำทำเอกสารของระบบรวมถึงการทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง

      2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ทางด้านคอมพิวเตอร์ 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลง รวมทั้งทดสอบโปรแกรมของระบบใหม่

ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
      จากดังกล่าวเราอาจจะมีการแบ่งงานออกเป็นทีมหรือว่ามีการระบุหน้าที่ให้แต่ละฝ่ายหรือแต่ละคนทราบ เพื่อที่งานจะประสบผลสำเร็จ ปัจจุบันทางบริษัทได้มีการใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วหรือเครือข่ายที่มีความเร็วสูงกว่านี้ มีรายละเอียดพอเข้าใจดังนี้
      1. เครื่องแม่ข่าย(Server) จำนวน 3 เครื่อง
      2. เครื่องลูกข่าย(Workstation) จำนวน 20 เครื่อง
      3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 4 เครื่อง
ปัจจุบันทางบริษัทได้นำเทคโนโลยีหลายอย่างมาใช้ในการบริหารงาน ซึ่งปัจจุบันมีรายละเอียดดังนี้
      1. ระบบโปรแกรม 1 ระบบ
      2. เครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายและลูกข่ายตามจำนวนที่บริษัทต้องการ
      3. บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม
      4. อุปกรณ์อื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องในการพัฒนาระบบ

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1. ในส่วนของผู้บริหาร
      - ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
      * นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์ 50000
2. แผนกทุกแผนกที่มีการเปลี่ยนแปลงระบบ
     - ค่าการฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับระบบใหม่ 15000
3. การจัดซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ
      - เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมที่ใช้ในการลงระบบ 30000
      - อื่น ๆ 5000

ประมาณการใช้งบประมาณ
      จากรายการดังกล่าวเป็นเพียงการประมาณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ที่ทางองค์กรจ่ายในการปรับปรุงระบบ ซึ่งอาจจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่านี้ที่ใช้เพราะในแต่ละองค์กรจะมีหลายแผนกในการทำงานและงานในแต่ละระบบจะมีขั้นตอนที่ซับซ้อนมาก ดังนั้นค่าใช้จ่ายจึงไม่เท่ากัน

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
     ระยะเวลาในการดำเนินงานการวิเคราะห์ระบบของบริษัทดัชชมิลล์ ที่ต้องการนำระบบมาใช้ในการทำงานในส่วนของระบบคลังสินค้าเพื่อความสะดวกในส่วนของบริษัทและวัตถุดิบในการผลิต ซึ่งก่อนที่จะได้เริ่มทำงานนั้นเราจะต้องใช้ระยะเวลาในการศึกษาถึงขั้นตอนต่าง ๆ

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
      จากดำเนินการดังกล่าวระยะเวลาที่ใช้จริง ๆ ในการวิเคราะห์อาจจะไม่พอแต่เพื่อเป็นการสรุปอย่างคร่าว ๆ ว่าเราได้ดำเนินการอะไรไปบ้างและระบบใหม่ที่ได้จะเสร็จภายในกี่วัน ซึ่งเราก็ได้ยกตัวอย่างไปแล้ว

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

      จากการศึกษาปัญหาที่พบจากร ะบบเดิมของบริษัทดัชมิลล์ จำกัด ส่วนใหญ่บริษัทจะมีการนำเทคโนโลยีมาใช้แล้วบางส่วน แต่บางระบบก็ต้องการระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ดังนั้นทางบริษัทจึงต้องมีการจัดทำระบบใหม่ขึ้น เมื่อเราทำการวิเคราะห์ระบบแล้วขั้นตอนต่าง ๆ ที่เราได้ทำก็จะจัดทำรายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหารเพื่อให้ทราบขั้นตอนต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับการวิเคราะห์ซึ่งจะมีขั้นตอนประกอบย่อย ๆเพื่อความเข้าใจง่าย 4 ด้านดังนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค
      ในส่วนนี้อาจจะเกี่ยวกับ ฮาดร์แวร์ และซอฟต์แวร์ขอระบบเดิมว่ามีการใช้ส่วนใดบ้าง เช่น โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่อใช้งานในด้านต่าง ๆ และอุปกรณ์อื่น ๆ

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน
      ทำการศึกษาด้านต่าง ๆ ในการปฏิบัติงานของผู้ใช้ของระบบใหม่ที่จะนำมาใช้กับบริษัท ซึ่งขั้นตอนนี้จะเกี่ยวกับการทดสอบ การทดลองของระบบว่าระบบใหม่นี้มีผลต่อการทำงานของบริษัทอย่างไร
      จากการทำงานของนักวิเคราะห์ระบบผลที่ได้ประสบผลสำเร็จระบบที่ได้เป็นที่ตรงตามความต้องการของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ

(System Requirements Determination) 

การกำหนดความต้องการของระบบ

      เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่ เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม

      ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม(Questionnaire) สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้ 

      ออกแบบสอบถาม (Questionnaire) บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีการจดบันทึก ดังเช่น วิธีการสัมภาษณ์ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มาก ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
      จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้
      1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม
      2. ความต้องการในระบบใหม่
      3. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ LAN ประกอบไปด้วย
      1. เครื่องแม่ข่าย (Server) จำนวน 2 เครื่อง
      2. เครื่องลูกข่าย จำนวน 15 เครื่อง
      3. เครื่องพิมพ์(Printer) จำนวน 2 เครื่อง
      4. อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น

2. ความต้องการในระบบใหม่ จากแบบสอบถามทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้
      1. องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของคลังสินค้าได้
      2. องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้
      3. องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น
      4. ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว
      5. ขั้นตอนการซื้อ-รับคืนวัตถุดิบ มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน
      6. การติดต่อซื้อวัตถุดิบได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของวัตถุดิบ
      7. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้
      8. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
      9. สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้
    10. มอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท

ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้ (User Requirement)
      จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ ตามความต้องการที่กล่าวมาแล้วขั้นต้นเช่น
      1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้
      2. สามารถทำการเพิ่ม ลบ แก้ไขจำนวนข้อมูลที่ต้องการได้
      3. สามารถเก็บประวัติข้อมูลของวัตถุดิบได้
      4. สามารถทำการสั่งซื้อวัตถุดิบและแสดงรายการใบเสร็จสั่งซื้อได้
      5. พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลและใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง รวดเร็วและแม่นยำ
      6. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกคลังสินค้า
      7. การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็ว
      8. เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัท และการเพิ่มขึ้นของจำนวนลูกค้าที่เข้ามาสมัครเป็นสมาชิก

     เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 4 ระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คือ ระบบงานคลังสินค้า ระบบการขาย ระบบบัญชี ระบบจัดส่งสินค้า จะเห็นได้ว่าทั้ง 4 ระบบนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้ โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย โดยจำลองเป็นแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD) และเจาะระบบตามที่ต้องการต่อไปเพื่อนำเสนอต่อไป

 ขั้นตอนที่ 4 แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ 

(Process Modeling)

จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย DFD
      จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram : DFD) ได้ดังนี้

อธิบาย Context Diagram

    จาก Context Diagram ของระบบคลังสินค้าซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบการขายนี้ได้แก่ พนักงานคลังสินค้า และผู้จัดการ ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการขายนี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง (แต่จะไม่ทราบว่าทำอย่างไร) สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Data Flows เข้าและออกระหว่าง External Agents ของระบบได้ดังนี้

1. พนักงานคลังสินค้า
     - ส่งข้อมูลเกี่ยววัตถุดิบ
      - รับรายงานเกี่ยวกับวัตถุดิบ

2. ผู้จัดการ
      - ข้อมูลการอนุมัติการปรับปรุงจำนวนวัตถุดิบ
      - รายงานการตรวจยอดสูญหาย

DFD LEVEL 0

อธิบาย DFD LEVEL 0

      จาก Context Diagram ทีมงานสามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบการขายออกเป็น 3 ขั้นตอน (Process) ด้วยการวิเคราะห์จากความต้องการของผู้ใช้ (User Requirements) ที่รวบรวมมาได้ ตามที่กล่าวมาแล้วข้างต้น โดยการแบ่งแยกแต่ละ Process ตามหมวดหมู่ของข้อมูล ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. Process 1 จัดการข้อมูล เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่จัดการข้อมูลทั้งหมดของระบบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
      - เมื่อพนักงานต้องการปรับปรุงข้อมูลหรือว่าเรียกดูข้อมูลที่ต้องการจะส่งข้อมูลที่ต้องการปรับปรุงเรียกดูเข้าสู่ระบบจากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรับคืนวัตถุดิบหรือแฟ้มสั่งจ่ายวัตถุดิบมาทำการปรับปรุง เมื่อทำการปรับปรุงเรียบร้อย Process จะส่งข้อมูลไปจัดเก็บในแฟ้มข้อมูลเดิม ข้อมูลที่ได้ผ่านการปรับปรุงเรียกดู Process จะทำการส่งข้อมูลที่พนักงานต้องการเรียกดูไปให้กับพนักงาน
2. Process 2 บันทึกรายการ เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่ทำการค้นหาข้อมูลวัตถุดิบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
      - เมื่อต้องการสืบค้นข้อมูลวัติดิบ จะทำการส่งรายการที่ต้องการค้นหาเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลวัตถุดิบแล้วระบบจะทำการแสดงรายการที่ค้นหา
3. Process 3 รายงาน เป็นระบบการจัดการคลังสินค้าที่จัดการข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อวัตถุดิบ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังต่อไปนี้
     - เมื่อต้องการสั่งซื้อวัตถุดิบจะส่งรายการสั่งซื้อวัตถุดิบเข้าสู่ระบบ จากนั้น Process จะทำการประมวลผล เมื่อประมวลผลเสร็จเรียบร้อยจะนำข้อมูลไปบันทึกที่แฟ้มข้อมูลการสั่งซื้อและจะส่งใบสั่งซื้อวัตถุดิบ

ขั้นตอนที่ 5 การวิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่

(System Requirement Structuring) 

การออกแบบ User Interface

  

      ปุ่มตัวเลือก สินค้าเข้า,สินค้าออก,ออก ถ้าคลิกปุ่มสินค้าเข้า ระบบก็จะเด้งไปให้กรอกข้อมูล ที่หน้ารายการสินค้าเข้า ถ้าคลิกปุ่มสินค้าออก ระบบก็จะเด้งไปให้กรอกข้อมูล ที่หน้ารายการสินค้าออก ถ้าคลิก รายการข้อมูลสินค้า เข้า,ออก ระบบก็จะเด้งไปที่หน้า แสดงข้อมูลรายการสินค้า เข้า,ออก

หน้ารายการสินค้าออก

                                                               

                                                          หน้ารายการสินค้าเข้า

แสดงข้อมูลสินค้า เข้า,ออก

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานรายรับ-รายจ่าย  เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น 

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุง

การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็วหลังเกิดปัญหา

ฐานข้อมูล